Werkkostenregeling: wijziging arbeidsvoorwaarden?

Op 1 januari 2011 is een nieuwe fiscale regeling in werking getreden voor de vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers aan hun werknemers kunnen voldoen. De nieuwe regeling staat bekend als de "werkkostenregeling" en houdt in dat werkgevers op jaarbasis maximaal 1,4% van hun totale fiscale loonsom voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mogen gebruiken. Werkgevers hoeven de vergoedingen en verstrekkingen dus niet meer op individuele basis te toetsen. Voortaan kan worden volstaan met verantwoording op werkgeversniveau. Dat lijkt een vereenvoudiging maar is het niet. Tenslotte zal op collectief niveau uit de som van individuele vergoedingen moeten worden bewaakt dat het maximum niet wordt overschreden. De overschrijding wordt namelijk belast met een eindheffing van 80% bij de werkgever.

Werkgevers hebben de eerste drie jaar de keuze tussen toepassing van het huidige regime en de nieuwe werkkostenregeling. Zonder actie van de werkgever zal automatisch de nieuwe werkkostenregeling van toepassing worden. De uitkomsten van de invoering kunnen aanzienlijk verschillen. De praktijk wijst vooralsnog uit dat werkgevers in het algemeen niet uitkomen met de 1,4%. Naar alle waarschijnlijkheid zullen werkgevers op enig moment dus hun huidige regelingen omtrent vergoedingen en verstrekkingen moeten aanpassen. Juridisch gezien is dat niet eenvoudig, omdat gemaakte afspraken niet zomaar eenzijdig gewijzigd kunnen worden. Uit de rechtspraak blijkt dat een wijziging regelmatig geen stand houdt bij een wijziging van de fiscale spelregels. Soms helpt de wetgever bij het kunnen doorvoeren van een wijziging door dit op te nemen in de wet. Bij de werkkostenregeling is dat echter niet gebeurd.

In de praktijk wijzigen werkgevers echter met enige regelmaat (eenzijdig) hun arbeidsvoorwaarden en gaat dat ook goed. Het "goed gaan" kan zich uiten in een succesvolle juridische claim, maar ook in het feit dat werknemers de wijziging accepteren en niet overgaan tot juridische acties. De werkgever kan hier ook invloed op uitoefenen door zorgvuldig te werk te gaan. Een goede communicatie met de werknemers(vertegenwoordigers) en OR is daarbij in ieder geval van groot belang. De OR heeft op grond van artikel 27 WOR geen instemmingsrecht bij het invoeren van de werkkostenregeling of bij het wijzigen van de regeling omtrent onkostenvergoedingen. Dat kan anders liggen als in het verleden over dit onderwerp instemming aan de OR is gevraagd of indien de OR is toegezegd dat hij op dit punt een instemmingsrecht heeft (ondernemingsovereenkomst). Denk bijvoorbeeld aan een cafetariasysteem waar de vergoedingen onderdeel van uitmaken en waar de OR in het verleden op heeft ingestemd. Ook al heeft de OR geen instemmingsrecht, het is goed hem wel te informeren over de voorgenomen wijziging en de redenen daarvan. Indien de OR vervolgens geen bezwaren aanvoert, is dat een belangrijk - hoewel niet doorslaggevend - element in de belangenafweging, ten voordele van de werkgever.

Concluderend is het voor werkgevers die als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling eenzijdig arbeidsvoorwaarden wensen te wijzigen essentieel zorgvuldig te werk te gaan en voldoende objectieve (financiële) gegevens te verzamelen die duidelijk maken dat zij een groot belang hebben bij de wijziging. Bovendien dient een en ander op tijd en zorgvuldig gecommuniceerd te worden met OR en werknemers. Tevens dient op individueel niveau gekeken te worden hoe de wijzigingen uitpakken. Als blijkt dat sprake zal zijn van een flinke achteruitgang voor de werknemers (of een individuele werknemer), is een overgangs- en/of compensatieregeling aan te bevelen. Inachtneming van de bovenstaande "zorgvuldigheidsnormen" leidt ertoe - zonder overigens een garantie te bieden - dat een grotere kans bestaat dat de voorgenomen wijziging van arbeidsvoorwaarden stand houdt.

bron: Flexis Groep

Hoewel ik op mijn site de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht, kan deze informatie na verloop van tijd verouderd of niet meer juist is. sQirr is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook door het gebruik ervan. Kopieren en hergebruik mag maar wel met bronvermelding.