Vakantiedagen administreren

In dit artikel staan de regels rondom de vakantiedagen op een rij, inclusief de aanstaande wijziging.

Een werknemer heeft wettelijk recht om minimaal vier keer het aantal werkdagen per week vrij te nemen met doorbetaling van zijn loon. Bij een volledige baan is dat twintig (4 x 5) dagen per jaar. Deze dagen zijn de wettelijke vakantiedagen. Veel werknemers kunnen echter meer dagen vakantie opnemen dan dit wettelijk minimum. De dagen die zij op basis van cao, bedrijfsregeling of arbeidscontract meer vrij mogen nemen zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. Een fulltimer met 25 vakantiedagen heeft dus twintig wettelijke en vijf bovenwettelijke vakantiedagen. Dit onderscheid wordt heel belangrijk per 1 januari 2012.

Voorbeeld
In het bedrijf waar Marrit werkt heeft een fulltime werkweek 36 uur. Een fulltimer heeft in het bedrijf recht op 26 vakantiedagen. Marrit werkt echter achttien uur en heeft daarom recht op dertien vakantiedagen. Dit is onder te verdelen in tien wettelijke vakantiedagen en drie bovenwettelijke dagen.

Recht op vakantie
Een werknemer heeft het recht een aaneengesloten periode van minimaal twee weken of tweemaal één week vakantie op te nemen. Dit geldt ook als een werknemer niet een vol jaar heeft gewerkt, maar bijvoorbeeld een tijdelijk contract heeft van vijf maanden. Het opgebouwde vakantietegoed moet hiervoor dan wel toereikend zijn.

Aanvraag
De werknemer moet zijn vakantiewensen bij zijn werkgever indienen. Na ontvangst van zijn wensen heeft de werkgever twee weken de tijd om eventuele bezwaren schriftelijk kenbaar te maken. Het moet gaan om ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Doet hij dat niet, dan ligt de vakantie vast. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen kan eventueel een andere termijn gelden. Let echter op, dit moet wel van tevoren schriftelijk zijn vastgelegd.

Verplicht voorschrijven
In sommige gevallen kan een vakantie verplicht worden voorgeschreven. Zo kan een werkgever bij het einde van een dienstverband de werknemer vakantie geven om daarmee uitbetaling van dagen te voorkomen. Ook bij cao kunnen afspraken zijn gemaakt over de periode waarin verlof kan worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan het onderwijs waarin leraren verplicht worden in de schoolvakanties met vakantie te gaan of aan de bouwvakvakantie.

Volgorde van opnemen
Het is van belang bij te houden in welke volgorde de vakantiedagen worden opgenomen. Als de werknemer vakantiedagen van eerdere jaren heeft meegenomen, worden de oudste dagen als eerste verbruikt. Heeft hij alleen vakantiedagen van het jaar ervoor meegenomen, dan worden deze dagen van het vorige jaar als eerste verbruikt. Bovendien worden eerst de wettelijke vakantiedagen gebruikt en vervolgens de bovenwettelijke vakantiedagen. Om dit bij te houden is een goede administratie onontbeerlijk.

Ziek tijdens vakantie
Als de werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, doet hij er verstandig aan zich direct ziek te melden. In principe volgt dan de procedure die ook bij een gewone ziekmelding wordt gevolgd. Deze dagen moeten als ziektedagen worden aangemerkt en dus niet als vakantiedagen. Over deze dagen blijft de werknemer dus nog steeds aanspraak houden op vakantie. Soms is er echter in het arbeidscontract of de cao afgesproken dat deze ziektedagen wél ten koste gaan van de aanspraak op vakantie. In dat geval mag de werkgever wel een vakantiedag afboeken van het tegoed van de werknemer. Deze afspraak kan echter alleen worden gemaakt voor de bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen kunnen nooit met ziektedagen worden verrekend.

Verjaring
Als vakantiedagen niet worden opgenomen, verjaren deze na vijf jaar. Dit betekent dat ze vervallen en de werknemer ze niet meer kan opnemen. Dit geldt voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen. Deze hoofdregel gaat echter wijzigen per 1 januari 2012. De wettelijke vakantiedagen die vanaf dan worden opgebouwd vervallen een halfjaar na afloop van het kalenderjaar. Veel sneller dus dan nu het geval is. De korte vervaltermijn geldt niet voor bovenwettelijke vakantiedagen, tenzij anders is overeengekomen. De korte vervaltermijn gaat ook niet gelden als de werknemer redelijkerwijs niet in staat was vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld door medische redenen.

Administratie
De vakantieadministratie moet straks zodanig zijn ingericht dat er onderscheid valt te maken in:
vakantiedagen opgebouwd tot 1 januari 2012 waarvoor een verjaringstermijn van vijf jaar geldt;
wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd per 1 januari 2012 waarvoor een verjaringstermijn geldt van een halfjaar na afloop van het kalenderjaar;
bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd per 1 januari 2012 waarvoor een verjaringstermijn van vijf geldt, tenzij in de cao anders is overeengekomen;
vakantiedagen opgebouwd na 1 januari 2012 waarbij vaststaat dat werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest die vakantiedagen op te nemen en waarvoor een verjaringstermijn geldt van vijf jaar.

Advies
Een goede administratie van de vakantiedagen wordt per 1 januari 2012 nog belangrijker. Zorg dat er in de vakantieregistratie binnenkort onderscheid kan worden gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Het is daarbij raadzaam het verlof in uren bij te houden in plaats van in dagen. Zo is gemakkelijker bij te houden hoeveel wettelijke en hoeveel bovenwettelijke vakantie-uren de werknemer nog kan opnemen.


Bron: De SalarisAdviseur