Strategische personeelsplanning is voor veel organisaties een hoofdpijndossier: ‘Hoe zorg ik ervoor dat sleutelposities bezet blijven’, ‘hoe zet ik competenties optimaal in’, ‘van welke mensen neem ik afscheid’? In zes stappen kunt u tot een antwoord komen.
Sanne van den Bosch en Pieter Theeuwes, senior consultants bij Berenschot, laten zien hoe een organisatie tot een goede strategische personeelsplanning kan komen.
Stap 1: Externe analyseIn deze stap brengt een organisatie in kaart hoe de omgeving van de organisatie eruitziet: welke sociaal-demografische, technologische, economische en politiek-/culturele ontwikkelingen hebben impact op de organisatie en het benodigde personeel?
Stap 2: Missie, visie en strategie
Na de externe analyse volgt een inventarisatie van de huidige missie, visie en strategie van de organisatie. Mocht deze niet meer aansluiten bij de omgevingsfactoren, dan is het van belang met elkaar vast te stellen welke uitgangspunten worden gehanteerd als vertrekpunt voor het vaststellen van het benodigde personeel.
Na de externe analyse volgt een inventarisatie van de huidige missie, visie en strategie van de organisatie. Mocht deze niet meer aansluiten bij de omgevingsfactoren, dan is het van belang met elkaar vast te stellen welke uitgangspunten worden gehanteerd als vertrekpunt voor het vaststellen van het benodigde personeel.
Stap 3: Producten en diensten
Vervolgens brengt een organisatie in kaart hoe het toekomstige producten- en dienstenaanbod van de organisatie eruitziet. Dit is voor veel organisaties het meest complexe gedeelte van de SPP, aangezien de toekomst zich lastig laat voorspellen. Daarbij geldt hoe langer de tijdshorizon van een SPP, hoe onzekerder de uitkomsten ervan zijn. Het werken met scenario’s biedt hierbij uitkomst.
Vervolgens brengt een organisatie in kaart hoe het toekomstige producten- en dienstenaanbod van de organisatie eruitziet. Dit is voor veel organisaties het meest complexe gedeelte van de SPP, aangezien de toekomst zich lastig laat voorspellen. Daarbij geldt hoe langer de tijdshorizon van een SPP, hoe onzekerder de uitkomsten ervan zijn. Het werken met scenario’s biedt hierbij uitkomst.
Stap 4: Gap-analyse benodigde en beschikbare personeel
Voor het uitvoeren van de gap-analyse is het van belang allereerst de scope van SPP helder af te bakenen. Hoe ver wil de organisatie vooruitkijken, op welk niveau wil de organisatie SPP ontwikkelen (organisatie-, afdelings-, en/of teamniveau) en welke functiegroepen maken onderdeel uit van de SPP?
Voor het uitvoeren van de gap-analyse is het van belang allereerst de scope van SPP helder af te bakenen. Hoe ver wil de organisatie vooruitkijken, op welk niveau wil de organisatie SPP ontwikkelen (organisatie-, afdelings-, en/of teamniveau) en welke functiegroepen maken onderdeel uit van de SPP?
Stap 5: Actieplan
Op basis van de gap-analyse is het van belang tot een concreet actieplan te komen.
Op basis van de gap-analyse is het van belang tot een concreet actieplan te komen.
Voor personeel dat niet aanwezig, maar nu en/of in de toekomst wel nodig is, geldt dat tijdelijke inhuur of werving een goede oplossing biedt. Om snel te kunnen inspelen op veranderingen in de omgeving is het hierbij van belang vooraf te bepalen wat de optimale mix is tussen vast en flexibel personeel en wat sleutelposities zijn in een organisatie.
Voor personeel dat nu aanwezig en nodig is, geldt dat mobiliteit kan helpen om knelpunten in de organisatie op te lossen. Door SPP op afdelings- en teamniveau op te zetten, wordt inzichtelijk welke afdelingen c.q. teams een kwantitatief en kwalitatief tekort hebben en in welke afdelingen hier in mindere mate sprake van is.
Stap 6: Monitoren en evaluatie
Vervolgens is het van belang de activiteiten die zijn afgesproken te monitoren en te evalueren, zodat tussentijdse bijsturing plaats kan vinden. De uitdaging voor organisaties is om ervoor te zorgen dat SPP geen eenmalige activiteit is, maar dat zij SPP benutten om continue afstemming te laten plaatsvinden tussen de richting die de organisatie op wil en de samenstelling van het personeel. Dit vraagt om een terugkerend gesprek tussen leidinggevenden en HR.
Vervolgens is het van belang de activiteiten die zijn afgesproken te monitoren en te evalueren, zodat tussentijdse bijsturing plaats kan vinden. De uitdaging voor organisaties is om ervoor te zorgen dat SPP geen eenmalige activiteit is, maar dat zij SPP benutten om continue afstemming te laten plaatsvinden tussen de richting die de organisatie op wil en de samenstelling van het personeel. Dit vraagt om een terugkerend gesprek tussen leidinggevenden en HR.
Dit bericht is een fragment uit een artikel dat wordt gepubliceerd in de oktober editie van PW De Gids.
bron: nieuwsbrief PW De Gids
Herman Huisink
Volg Herman op Twitter